בכל הנוגע לייעוץ עסקי, אני יודעת שהצלחת העסק חשובה לא רק למצב חשבון הבנק של הלקוח, אלא גם למידת שביעות הרצון שלו מההצלחה.
למען האמת, מדובר פה בגלגל של הצלחה. ככל שבעל העסק שבע רצון ורגוע, כך העסק ישגשג ויצליח.
תוכן עניינים
במהלך עבודתי הגעתי למסקנה, שאחת הדרכים החשובות, אם לא החשובה שבהן היא ניהול הזמן בצורה היעילה ביותר.
לפני זמן מה הגיע אלי לקוח שהקים עסק קטן. את העסק הוא הקים לבד, בעשר אצבעותיו. השקיע את כל כולו בתכנונו ובנייתו והעסק גדל, בתוך זמן קצר, בצורה משמעותית.
הלקוח הגיע אלי מפני שלא היה מרוצה מהישגיו.
לאחר שבחנתי את העסק ואופן הניהול שלו, ביקשתי מהלקוח שיסביר לי מדוע אין הוא מרוצה והוא הסביר:
"אני בתחושה שכל הזמן אני "רודף אחרי הזנב של עצמי", אני לא מספיק פנוי להעניק שירות טוב ללקוחותיו, אני לא מוצא זמן לקדם את העסק. אני בטוח שאני יכול לעשות הרבה יותר"
כתוצאה מכל אלה, כל זמנו, מבוקר עד לילה, מוקדש אך ורק לעסק. הוא מונע מעצמו חופש, שעות רגיעה ועיסוק בפעילות שהוא אוהב לעשות.
תוך רגעים קצרים הבנתי שיש פה תקלה עם אופן ניהול הזמן.
אחרי שהסברתי ללקוח מהו ניהול זמן ונתתי לו את הטיפים, שמחכים לכם ממש כאן, הוא מוכן היה לצאת לדרך ולנסות ליישם אותם.
או, כפי שהוא אמר לי ביושר "אני אנסה ליישם לפחות את חלקם"
מהו ניהול זמן?
ניהול זמן הוא תהליך של תכנון ושליטה במשך הזמן שנשקיע בפעילויות ספציפיות.
ניהול זמן נכון יאפשר לכל אחד להשלים יותר פעולות בפרק זמן קצר יותר.
ולמרות שכרגע אנחנו לא עוסקים בפירוק מתחים, אני חייבת לספר לכם שמניסיוני, ניהול זמן נכון וטוב מוריד משמעותית תחושות של מתח.
יתרונות נוספים של ניהול זמן
ניהול זמן נכון מאפשר לכם זמן נוסף לבילויים, להנאות, לעיסוק בתחביבים, או אפילו לעשות סידורים רגילים, שעצם העובדה שהם ממתינים לכם, גורמת לתחושה של לחץ.
ניהול זמן נכון פירושו שלא לבזבז זמן בעת ביצוע פעילויות טריוויאליות, תוך תיעדוף ותזמון נכון של הפעולות והמשימות שלפניכם.
ניהול זמן טוב תורם רבות להשגת יעדים בפרק זמן קצר יותר.
טיפים לניהול זמן
לוח שנה
השתמשו בלוח השנה כדי לתכנן לטווח ארוך. רשמו בו את המועדים (ראו הגדרות זמן*) שתכננתם לסיים בהם את המשימות. בדקו מה הם הימים הנוחים ביותר, על פי לוח הפגישות המתוכנן לכם.
לדוגמא, אם אתם יודעים שמתוכננת לכם פגישה עם לקוח עתידי, הכינו מראש את ההצעה שברצונכם להגיש לו.
הגדרות שעות העבודה
כמו לוח השנה, גם לשעון יש משמעות רבה. לא סתם אנחנו עוסקים ב"ניהול הזמן"
הגדירו את שעות העבודה שלכם ותחמו אותם בצורה מדויקת. כתבו לעצמכם ופרסמו אותן כפי שהגדרתם. בימים אלה ואלה, בשעות אלה ואלה – שעות העבודה הן מ – עד.
הגדירו גם את ההפסקות וגם את סופי השבוע, החגים וסתם ימים בהם אתם זקוקים למעט מנוחה.
תיעדוף משימות
הביטו על המשימות היומיות שקבעתם לעצמכן וסדרו אותן על פי סדר החשיבות.
משימות דחופות – בצעו מיד בראשית יום העבודה
משימות חשובות אך לא דחופות – בצעו לאחר שסיימתם את הדחופות
משימות דחופות אך לא מאד חשובות – שמרו לסוף או, נסו לראות אם אתם יכולים להעביר את ביצוען למישהו אחר.
את המשימות הלא דחופות ולא חשובות – (כן בטח שיש גם כאלה, פשוט עד היום התייחסתם לכל המשימות כאילו הן דחופות וחשובות), שימו בצד כדי לעשותן מאוחר יותר.
הגדרת מגבלות זמן
לאחר שסדרתם את המשימות על פי סדר עדיפותן – הגדירו לעצמכם מגבלות זמן, להשלמת כל אחת מהן. הגדרות אלה תעזורנה לכם ביותר מאופן אחד.
תוכלו לזהות אם יש בעיה במילוי משימה ולתקנה לפני שהתחלתם בביצוע עצמו
תוכלו להיות מרוכזים וממוקדים יותר בביצוע.
הפסקות
ביצוע שפע משימות ללא הפסקה, מקשה מאד על שמירת הריכוז ובעקבותיו על המוטיבציה.
קחו לכם זמן על מנת לנקות את הראש ולהתרענן. הליכה קצרה, מדיטציה, אכילה מסודרת, אפילו תנומה קצרה, יפיגו מתח ויעוררו מחדש את המוטיבציה והריכוז.
אני מקווה שהטיפים שנתתי כאן, יעזרו לכם לתכנן את הזמן טוב יותר ולהגיע ליעילות גבוהה יותר בעסק, לצד שביעות רצון שתלך ותתגבר, ככל שתקפידו לתפקד לפיהן.
לסיכום
ניהול זמן נכון הוא אחד מן היסודות החשובים ביותר להצלחתו של העסק.
שמי שירן אטלס, יועצת עסקית, ואני מזמינה אתכם ואתכן להתייעץ איתי בכל שאלה.
ניתן לפנות אלי בוואטסאפ, ליצור איתי קשר טלפוני או להשאיר פניה באתר.