בניית תכנית עסקית ובדיקת תכנית קיימת
מכירים את התחושה שדמיינתם איך מקום עבודה ייראה, ובפועל גיליתם שהוא לא כל כך נוצץ?
אם רק היינו רואים את הנולד..
בדיוק לשם כך נועדה תכנית עסקית. היא שמה את המציאות מולנו, ומאפשרת לנו להבין מה הקמת עסק חדש תביא איתה. מה הם האתגרים ומה הם הרווחים.
זהו תנאי הכרחי לקיומו של כל עסק, ולכן בד בבד, אני גם עוסקת בבדיקת ו"שיפוץ" תכניות עסקיות קיימות.
שינוי אסטרטגי וניהולי מביא תוצאות, ויביא לשגשוג מחודש, פריחה ורווחיות.
תוכן עניינים
מה זו תכנית עסקית?
תכנית עסקית היא הצעד הראשון שלנו בדרך להקמתו של עסק.
כמו שאנחנו מתכננים ומשרטטים מבנה ודירה, וכמו שנשרטט מוצר ונחקור את היעילות והנוחות שלו היטב לפני שלב הייצור, כך גם העסק שלנו זקוק ל"שרטוט" מקדים.
תכנית עסקית מאפשרת לנו לפרק לגורמים את האתגרים, המהמורות וכן גם היתרונות חשוב להדגיש, שצפויים לנו בעתיד הקרוב והרחוק.
ביסוסה של תכנית שכזו לא יכול לעמוד על קווים כלליים בלבד. יש כאן צורך בחקר שוק קפדני, הבנה של הקהלים, הבנת הגב הכלכלי הקיים, והצבת יעדים לטווח הקצר והארוך.
העסק הוא עסק שלנו, וכשהכסף שאנחנו מרוויחים תלוי בנו, אל לנו להסתמך על אף אחד אחר. אנחנו צריכים להיות עם האצבע על הדופק ועם הרגליים על הקרקע.
אך בואו נפרק את מהותה של תכנית עסקית לגורמים:
מידת ההשקעה שנדרשת מאתנו
כשאנחנו מדברים על השקעה ישנם שני היבטים מרכזיים:
- אנחנו – האם אנחנו מודעים לכמות הזמן שנדרשת מאתנו? עסק ובעיקר בתחילת דרכו, יכול להצריך זמן רב והיעדרות ממושכת מהבית. ואם אנחנו לא מוכנים להקציב את הזמן הנדרש (וזה מובן לחלוטין), אז האם ישנם אנשים שלהם נאציל סמכויות? ומה העלות שנגזרת מהעסקתם?
- הוצאות ראשוניות – תלוי בסוג העסק. אם מדובר בעסק אינטרנטי ביתי, הרי שסך ההוצאות הראשוני הוא נמוך. אך אם מדובר בשכירת שטח מסחרי, שיפוץ ראשוני וכיוצא בכך, אנחנו צריכים לדעת בדיוק מה הן ההוצאות הצפויות.
- הוצאות שוטפות – ספקים, התנהלות עם תוכנות שונות שייעלו את העבודה השוטפת, עובדים וכיוצא בכך.
- שיווק – אנחנו קיימים ועכשיו אנחנו צריכים לאותת לאנשים אחרים על כך. על זה אדון בפסקה נפרדת.
תזרים המזומנים
עלינו להציב בפנינו ראי שיציג לנו את הנתונים המדויקים ככל הניתן של סך ההוצאות, ולהבין מה הוא סך ההכנסות שאנחנו זקוקים לו כדי לעמוד על הרגליים, ויתרה מזאת, מהו סך ההכנסות שיניב לנו רווח גבוה.
חשוב להכניס לכאן את מכלול הנתונים שעליהם נדון בסעיף הראשון של מידת ההשקעה הנדרשת מאתנו.
קחו בחשבון הכל: הוצאות רכב, דלק, תשלום לספקים, תשלום שכירות בעבור שטח מסחרי, תשלום חשבונות לרשויות, תשלום משכורות לעובדים, טיפולי אחזקה שוטפים באם והם נדרשים, הוצאות בגין החזרי הלוואה לבנק, כל שירות שבו נשתמש.
מהרגע שבו נחזה מהו סך ההוצאות, נבין גם מה היעד הראשוני שלנו בהיבט ההכנסות.
ברגע שיש יעד באופק, הרבה יותר קל לרוץ אליו, מאשר לרוץ ללא מטרה מוגדרת.
היבטי שיווק
נדיר אם בכלל, למצוא עסקים שלא מוציאים חלקם מתקציבם על שיווק.
שני אפיקים שיווק מרכזיים:
- אפיקי השיווק הקלאסיים כמו מודעות בעיתונות, פרסומות בטלוויזיה וברדיו, חלוקת פלאיירים וכיוצא בכך.
- אפיקי השיווק הדיגיטליים כמו פרסום ברשתות החברתיות, פרסום בגוגל, הקמת דף נחיתה, הקמת אתר אינטרנט לעסק, שיווק באמצעות פורטלים המספקים לידים על בסיס קבוע ועוד.
דוגמה קלאסית: חנות צעצועים חדשה עשויה ליהנות מתועלת גבוהה יותר בגוגל בשיטת פרסום מוצרים (גוגל שופינג) כיוון שגולשים מחפשים צעצועים אקטיבית, ואילו ג'ימבורי להפעלות לילדים ימצא עזר יותר בפייסבוק כיוון שהורה עשוי לפגוש במקרה במודעה אצלו בפיד ולמצוא אותה לרלוונטית מאוד.
פרסום שגוי פעמים רבות יבזבז כסף רב, וקביעת השיווק הדיגיטלי המתאים ביותר, בהחלט יכול למצוא מקום חשוב בקביעת התוכנית העסקית.
היבטי מכירה
אסור לשכוח שלהביא פניות חדשות לעסק זה דבר אחד, אבל הפיכת הפניות הללו לעסקה זה דבר אחר.
הרבה פעמים אני פוגשת ברופאי שיניים שמספרים על התסכול לנוכח כמות פניות נכבדה, אולם מתוך סך הפניות כמות הסגירות היא מועטה.
איש מכירות הוא השקעה חשובה, ויצירת מערך מכירה אפקטיבי הוא חלק בלתי נפרד מיסודות העסק.
חשבונאות
יש לבנות לעסק מערך חשבונאי מקיף.
מומלץ להיעזר ברואה חשבון, אך ניתן גם לנהל זאת לבד. רואה חשבון הוא דוגמה נוספת להוצאה שנתית וחודשית שיש לקחת בחשבון.
במסגרת קביעת התכנית העסקית, נתכנן את דו"ח הרווח וההפסד ברמת דיוק גבוהה ככל הניתן, וניקח בחשבון היבטים רבים של סך ההוצאות הנגזרות כתוצאה מהתנהלות חשבונאית נכונה.
ניהול העסק
בניית תכנית עסקית היא בסופו של דבר חיזוי של המציאות שתלווה אותנו לעוד שנים ארוכות.
חשוב שנבין במדויק לאן אנחנו נכנסים ויתרה מזאת – איך אנחנו מתנהלים.
ניהול העסק במסגרתה של תוכנית עסקית יכול ליסוב סביב נושאים מגוונים:
- ניהול עובדים – וכן גם ניהול הספקים. היבטים ניהוליים שכאלו מוכרחים להילקח בחשבון.
- ניהול חשבונאי – עם כל הכבוד לרואי החשבון, ואני מכירה כמה איכותיים מאוד, תמיד צריך להיות עם האצבע על הדופק.
- ניהול המכירה – אתם המוכרים? או יש לכם מוכר? חשוב שתהיו כל הזמן בבקרה שוטפת על קצב המכירה.
- ניהול לקוחות – יש לקוח? יש עסקה? צריך לדעת כיצד לנהל את כל התהליך מתחילתו ובשאיפה שלא עד סופו. אנחנו רוצים את הלקוח איתנו לשנים ארוכות. זכרו גם שלקוח טוב מביא איתו עוד לקוחות חדשים.
ואלה לא רק אתם שתיעזרו בתכנית העסקית
חשוב לזכור שתכנית שכזו גם תאפשר לכם להציג אותה בפני הגורמים הרלוונטיים.
דוגמאות מרכזיות הן כמובן הבנק שייתכן ונרצה לקבל ממנו הלוואה. בניגוד להלוואות רגילות, כאן נערכות בדיקות מקיפות יותר. כל סממן שמעיד על שתי רגליים על הקרקע, הרי הוא מבורך.
דוגמה מרכזית נוספת היא גיוס משקיעים והון. משקיעים ידרשו מכם תכנית עסקית, ולא יעלו על דעתם להביא את כספם לדבר מה שמוצע באוויר, ואין לו רגליים וידיים.
איך בונים תכנית עסקית?
כדי לבנות תכנית עסקית חשוב שנבין במדויק את מהות העסק וההיקף שלו.
תכנית עסקית לחברת הפקת ועריכת וידאו המורכבת על זוג בעל ואישה, היא לא אותה התכנית שתיבנה עבור חברת סטארטאפ.
לאחר תחקור ראשוני עם יועץ עסקי שיבחן את העסק, ניתן להתחיל ולבנות את התכנית שלב אחר שלב, פרק אחר פרק.
ניתן בהחלט לציין שתכניות עסקיות נחלקות למספר פרקים שרירותיים שתקפים לגבי כולן, ללא קשר לגודלו של העסק או היקף פעילותו:
1. סיכום מנהלים
או בשם נוסף שנהוג לקרוא לו – תקציר מנהלים.
זהו הפרק הראשון שמופיע במסגרתה של התוכנית העסקית, אך הוא למעשה גם זה שחותם אותה.
כשמו של פרק זה כן הוא, והוא מסכם ומתמצת את הנושא של התוכנית העסקית לרבות מתן פרטים כלליים על החברה או בית העסק, מתן מידע מקיף ופרטני על האנשים העומדים בראשו של עסק זה, מתן פרטים על היעדים העסקיים וכיוצא בכך.
חשוב לשלב בתקציר את הקהלים שאליהם רוצים לפנות, ומומלץ גם לשים את הדגש על מתחרים עיקריים בשוק.
הסיכום יכלול את מבנה העסק, כוח האדם הצפוי לקחת בו חלק, תחזיות צמיחה, ועוד.
חשוב לציין שפרק זה צריך להיות אטרקטיבי עבור משקיעים, ולכן יש לשים עליו דגש ניכר.
2. מפרט שירותי ומוצרי העסק
כאן המקום לתת את הפירוט המקיף עבור כל שירותיו ומוצריו של העסק, והאופן שבו הוא עונה על צורכי הלקוחות.
מפרט שכזה יכול להתייחס לשני גורמים עיקריים:
- עלויות ייצור / שירות – כמה זה יעלה לנו כבעלי העסק? מה הן ההוצאות עבור המוצרים השונים?
- שיווק המוצרים / השירותים – מה הם ההיבטים השיווקיים שילוו אותנו בעסק, עלויות מיתוג. כל דבר שנוגע לזהות של העסק ומוצריו או שירותיו.
3. סקירת הזירה העסקית בה פועל העסק
או במילים אחרות – חקר מתחרים.
כמו שבתחרות ספורטיביות נוהגים לחקור היטב את היכולות הפיזיות של המתחרה ולדעת עליו כל פרט ופרט, כך גם אנחנו נכנסים כאן לתחרות לכל דבר ועניין.
לא חייבים להרגיש כל הזמן בתחרות וזו גם לא גישה בריאה. אך כאשר אנחנו יודעים מול מי אנחנו ניצבים ומי הם השחקנים המרכזיים שאליהם עינינו יהיו נשואות, כך גם אנחנו יודעים להציב לעצמנו יעדים.
חקר מתחרים כולל גם חקר קהלי יעד. מי הם הלקוחות שלנו? מה אנחנו צריכים לעשות כדי להביא אותם אלינו? מה היא רמת האתגר? האם מדובר בתחום עם נאמנות לקוחות גבוהה? או תחום שבו הלקוח מחליף ספקי שירות מפעם לפעם?
כל הפרטים הללו יעזרו לנו להתוות אסטרטגיה עסקית טובה יותר.
4. מבנה העסק
בחלק זה של התכנית העסקית, אנו נפרט את המבנה ההיררכי של העסק.
מי הוא האדם או האנשים שעומדים בראשו, מה הוא סדר כוח האדם של האנשים העומדים בראשו?
כמה עובדים אנחנו צופים שיהיו לנו? האם נעבוד גם עם ספקים? או אולי רק עם ספקים ובלי שכירים?
האם השירות שלנו מתאים להיקף קהלים רחב? או בוטיקי מצומצם?
מה הוא אופי הלקוחות? והאם אנחנו עתידים לתת שירות ללקוחות נוספים?
חשוב לציין את מהות התפקיד של כל אדם שייקח חלק במערכת הזאת. להסביר את החשיבות שלו והאופן שבו יוביל את העסק להצלחה עם נחיצותו.
5. מכירות והיבטי שיווק
שימו לב עד כמה סעיף זה הוא חשוב.
מהו צפי המכירות שלנו? כיצד המכירה תתקיים הלכה למעשה?
כיצד אנחנו נביא אנשים שיתעניינו בשירות שלנו?
חשוב לציין ולפרט את כל תהליך המכירה, משלב השיווק, דרך המכירה עצמה ועד לקליטת הלקוח ומתן השירות הלכה למעשה.
זהו המקום להסביר את היקף ההוצאה הצפוי לביצוע המכירה. התקציבים העתידים לשיווק והכלים שבהם נשתמש כדי לשווק את העסק.
שימו לב כיצד מצעד לצעד, אנחנו מבינים במדויק את העסק העומד מולנו, ומבינים את האתגרים וכן את המפתח להצלחה.
6. תחזית פיננסית
למעשה זהו שילוב שבין תחזית פיננסית לבין מתן הנתונים אשר מבהירים לכמה הון אנו נדרשים כדי שהעסק יקום.
זהו סעיף חשוב הן עבור קבלת הלוואה מן הבנק, והן עבור גיוס משקיעים.
יש לפרט את צפי הרווחים המבוסס על חקר השוק, המתחרים והלקוחות הפוטנציאליים. יש לתת פירוט של צפי הרווחים הצפוי בשנים הקרובות, ולהבהיר במדויק את האסטרטגיה הפיננסית-כלכלית של בית העסק.
מעבר על תוכנית עסקית קיימת
האם בניית תוכנית עסקית שונה במהותה ממעבר על תכנית של עסק קיים?
בחלק מן הפעמים נבצע מעבר ונתאים את התכנית אל התנאים הקיימים בשטח. נבצע הערכה מחודשת שמבוססת גם על שינויים פנימיים בבית העסק.
לעתים, מומלץ יהיה להתוות את התכנית העסקית החדשה אחרי שיבוצעו שינויים מערכתיים מעמיקים בעסק. דוגמת שינוי המבנה של כוח האדם, שינויים ניהוליים, שינוי ספקים, יצירת מערך של שירותים ומוצרים ללקוחות חדשים או שינוי הכיוון העסקי של העסק.
הקושי שגלום במעבר על תכנית קיימת הוא בכך שאנחנו לעתים מוצאים את עצמנו מקובעים אליה. היא פעמים רבות מכתיבה לנו מציאות שלא בהכרח קיימת בשטח.
זהו תהליך שיכול להיות כרוך באתגר, אך הוא בהחלט מצדיק את המהלך ויכול להפוך את העסק לרווחי ומשגשג.
התייעצו איתי
נעים מאוד, שמי שירן אטלס ואני יועצת לעסקים קטנים, בינוניים, גדולים, וכאלו שרוצים לגדול.
בניית תוכנית עסקית היא לא רק המלצה, כי אם הכרח עבור כל בית עסק ובכל היקף פעילות.
לא יודעים איך להתחיל בכתיבתה של התכנית? העסק שלכם זקוק לדחיפה?
אני מזמינה אתכם לייעוץ עסקי בגובה העיניים, אותו נתחיל עם שיחת ייעוץ טלפונית ראשונית ללא עלות.
לפרטים וקבלת מידע, השאירו לי פניה באתר או צרו איתי קשר טלפוני.