טבעו של הזמן להתבזבז. כל יום מתחיל ברגע מסוים, נמשך ולא עוצר. לא השעון ולא אנחנו. יום רודף יום ומושג הזמן מעלה את השאלה- האם אנחנו מנצלים אותו כיאות, הן כבני אדם פרטיים שלא לדבר על ניהול עסק או חברה.
תוכן עניינים
בניגוד לבני אדם פרטיים החופשיים לבזבז זמנם כאוות נפשם, כאשר מדובר בניהול של עסק, חברה, פרויקט ועוד כל דקה חשובה. עיתוי הופך לקריטי והגדרת הזמנים חייבת להיות עקבית, מתוכננת ומותאמת אופטימלית למשימות, יעדים ולו"ז.
לכל מנהל ולא משנה אם הוא עומד בראש עסק קטן או קונצרן, יש כמות של זמן קבועה ובלתי משתנה. זו עובדה שיש לנו רק 24 שעות ביממה ודקה לא יותר.
לאורך השנים, תוך לימוד מטעויות של ניהול זמן והסקת מסקנות נוצרו מודלים שונים לניהול זמן. אפשר לומר חד משמעית כי אין קשר בין כישרון ניהול לבין יכולתו של מנהל מסוים לנהל את הזמן בצורה יעילה. גם המנהל הכי בכיר, עלול לטעות. לבזבז זמן, לאבד זמן, לא לעמוד בזמנים ועוד.
מסיבה זו מנהלים רבים שוכרים את שירותיה של חברת ייעוץ עסקי, שמתוקף הכשרתה יכולה לאתר את חולשות ניהול הזמן שלהם, ולהעניק להם כלים חשובים לניהול זמן נכון.
שיטות לניהול זמן
יש כמה שיטות וטכניקות שונות של ניהול זמן וכל מנהל נוקט בגישה המתאימה לסגנון הניהולי ולתחום ואופי החברה בראשה הוא עומד. כל השיטות כוללות כמה פרמטרים מרכזיים כמו: סדרי עדיפויות, סביבת עבודה תורמת, הגדרת לו"ז, צמצום הזמן "החופשי" ותמריצים לעובדים שעומדים בהגדרת הזמן למשימות. ישנן שלוש שיטות קלאסיות ידועות ושתיים מהשנים האחרונות המתאימים יותר לניהול חברה בעידן המודרני.
שיטת אייזנהאואר
שיטה זו מציעה חלוקת משימות לארבעה קריטריונים. "משימות חשובות" ו"משימות שאינן חשובות" ובתוכן תת הגדרה של דחוף ולא דחוף.
לפי שיטה זו יש להתעלם מהמשימות שאינן חשובות ואת החשובות יש לבצע מידית. המשימות הדחופות והלא חשובות יבוצעו ע"י מי שהמנהל יחליט, והלא דחופות בקטגוריית החשובות יתבצעו ע"י בכיר וייקבע להן תאריך יעד.
שיטת הדומינו
עבודה בכמה ערוצים במקביל המניבים תפוקה. ידועה כשיטה החוסכת בזמן.
שיטת פארטו
זו הומצאה ע"י הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו וידועה גם בשם 80-20. היא מחייבת יצירת קטגורית משימות בעדיפות ראשונה, אשר יובילו לניצול וייעול הזמן.
עפ"י חוק פארטו גורס ב-20% מהזמן ניתן להשלים 80% מהמשימות הדחופות ואת 80% הזמן הנותר יש להשקיע בשאר המשימות המורכבות שהן בדרך כלל רבות יותר, בירוקרטיות וסיזיפיות אבל אינן דחופות.
גישות מאוחרות לניהול זמן – GDT תן לדברים לקרות
בעשורים האחרונים התפתחו שיטות מאוחרות לניהול זמן, המתאימות לעולם המודרני המאופיין במגה טסקינג- ריבוי משימות ומידע, שינויים תכופים, תחרות וחתירה להישגים ברמה היום יומית. גישות אלה לוקחות בחשבון את מאפייני עולם העבודה המודרני המשתנה חדשות לבקרים, ניהולה אשר נדרש להתמודד עם משברים תכופים בשוק תחרותי ודורש התאמות למציאות המשתנה במהירות. אחת מהגישות המרכזיות המאוחרות היא שיטת ניהול הזמן-GDT של האמריקאי דיוויד אלן.
דיוויד אלן, המכונה גם גורו הפרודוקטיביות המציא שיטה Getting Things Done- תן לדברים לקרות שכל מה שצריך בשבילה זה מגירת פלסטיק, פנקס ועט. אפילו לא פלפון.
היא משמשת כמדריך מפורט ומנחה, של ניהול רשימות ממש כמו לפני העידן הדיגיטלי כאשר לכל מנהל הייתה ארגונית. אלן טוען כי המכשול המרכזי הגורם לטעויות בניהול זמן בעידן הזה, הוא העובדה שאין הגדרה של זמן יום העבודה. לדבריו בעבר יום העבודה היה מוגדר. אנשים נדרשו להגיע לעבודה בזמן מסוים ויצאו ממנו בזמן קבוע. היום בעידן של ריבוי מידע ומשימות. ערוצי מדיה רבים והתמודדות עם שוק רווי בתחרות, יש כאוס בתוכו מנהלים הולכים בקלות לאיבוד. הרשימות הוא טוען- זה מה שיציל אותם וכל מה שהם צריכים לעשות זה ליצור אותן ולפעול לפיהן.
אז מה רושמים?
- משימות שאפשר להשלים מידית- מבצעים מיד.
- מידע והסחות דעת- להשאיר לבחינה מאוחרת.
- משימות שניתן להעביר לביצוע לאחרים- להעביר ולעקוב.
- משימות שניתנות לביצוע אישי- רישום כתזכורת והגדרת זמן.
- משימות מורכבות ייכנסו להגדרה של רשימת פרויקטים.
סטיבן קובי- שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד
סטיבן קובי הנו סופר ומנטור אמריקאי אשר חיבר ספר בשם "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד". לדבריו אימוץ של שבעה הרגלים נכונים, יסייע למנהלים להיות יותר אפקטיביים, להיות חפים מטעויות ולנצל את הזמן ביעילות.
הוא דורש מהמנהלים לבחון את דרכי קבלת ההחלטות שלהם. האם הם עושים זאת מתוך הרגל או מתוך מודעות ושליטה. הו מציע לכל "החולמים" המנהלים שרוצים להגיע רחוק ומשתמשים בדמיון שלהם למנף את היכולת הזו לא רק לחלומות אלא להגשמה עצמית. זה הופך אותם ליעילים יותר.
הוא ממליץ על קביעת חלוקת משימות לפי סדר עדיפויות בין דחוף ללא דחוף. בדחופים הוא כולל גם הקדשת זמן לבניית מערכות יחסים וטיפול אישי פיזי ונפשי, מטלות סיזיפיות וניצול זמן פנוי באופן מהנה.
הוא טוען כי רוב האנשים, כולל מנהלים אינם יודעים מה סדר העדיפויות שלהם, לא יודעים כיצד לנהל את הזמן שלהם ואין להם חזון וערכים סדורים שמובילים אותם לעבר מטרות המוגדרות מראש.
עפ"י סטיבן קובי מערכות לניהול זמן מחולקות לארבעה "דורות".
- הדור הראשון – עושה רשימות ומודע לפרטים הקטנים הדורשים זמן ואנרגיה רבים.
- הדור השני – יש לו יומן והוא שואף לתכנן קדימה ולצפות תרחישים עתידיים.
- הדור השלישי – נדבך נוסף של מטרות, ערכים וסדרי עדיפויות בהתאם להם.
- הדור הרביעי – התמקדות במערכות יחסים, התעלמות מדברים לא חשובים. צמצום
- הדברים הדחופים.
טעויות ידועות בניהול זמן – חוסר בשעות שינה, בספורט, מולטיטאסקינג ועוד
ממה שברור על ניהול זמן בעידן הזה, עולה כי העידן הזה הוא עצמו עמוס ובעייתי לניהול ולכן יש צורך בריכוז גבוה, כמו גם באימוץ מתודולוגיות נכונות כדי להפחית את הטעויות הנובעות מהעומס, ריבוי המשימות ואינטנסיביות ותכיפות המידע והשינויים בעולם הניהול המודרני של היום.
ממחקרים עולה כי יש כמה טעויות ידועות בניהול זמן שגם המנהלים הכי בכירים, לא תמיד מצליחים למנוע.
מחסור בשעות שינה
אחת הבעיות הכי אופייניות לזמן הזה היא ההחלטה לחסוך בשעות שינה כדי לכאורה להספיק יותר. "אני אקום שעתיים קודם ואז אתחיל לעבוד". זוהי החלטה שגויה בעליל. לא רק שהיא לא תורמת לניהול טוב- היא מזיקה.
ממחקרים עלה כי מחסור בשעות שינה, פוגע ביכולות הקוגניטיביות, בזיכרון, בריכוז, במערכת החיסונית, ביכולת קבלת ההחלטות, בתדמית. הוא פוגם ביכולות המוטוריות ומחליש את מערכת השרירים. לכולכם בוודאי יצא לראות ביוטיוב, רגעים מביכים של מנהלים בישיבה או באירוע רשמי חשוב שפשוט לא מצליחים להחזיק את העיניים פקוחות, עוצמים אותן ונרדמים. כמה מביך.
ניהול זמן נכון לא דוגל בניהול בכל מחיר אלא לייצר פניות של זמן גם מעבר לשעות העבודה כדי ליהנות מהחיים. שום מנהל לא רוצה למצוא את עצמו נרדם בקפה ריץ' בלונדון או לא מצליח לצאת מהמיטה בבית מלון בטיול לחו"ל.
חוסר בשינה גורם למצב רוח ירוד ועלול אף להוביל לדיכאון. כמות שעות השינה הנדרשת שונה מאדם לאדם, אבל מנהל שמוצא את עצמו נרדם בכל מקום יכול להגיע למסקנה שחסרות לו שעות שינה. הבעיה הכי גדולה של מנהלים עמוסים, היא שהם לא שמים לב שהם עייפים ולא עוצרים. זהו ניהול זמן שגוי.
חוסר בפעילות גופנית
זה לא מקרי שמנהלים רבים לוקחים מאמן כושר אישי ועוסקים בפעילות גופנית. הגוף זקוק לכך. הוא הופך להיות יותר חד וערני. יותר חזק ומחוסן.
עבודה ממושכת על חשבון חיסכון בשעות של פעילות גופנית- גורמת נזק בטווח הקצר ובטווח הארוך. לא רק גופנית גם מנטלית.
מולטיטאסקינג- מנהל סופר מן...
יש מעט מאוד אנשים שבאמת מצליחים לעשות כמה דברים במקביל ולעשות אותם טוב. נדרש לכך כישרון מיוחד. אחת הטעויות שמנהלים עמוסים עושים היא- לנסות לבצע כמה משימות בו זמנית. גם לדבר עם מנהלת כח אדם, לשלוח מייל, ווצאפ ולהציץ באתר הכלכלי. כן יש מנהלים שחושבים שהם סופר מן. זה חוסר מודעות מוחלט ובסופו של דבר, הם יגיעו למסקנה שהם לא, אבל בינתיים הם יבזבזו המון זמן לשווא ויעשו המון טעויות בקבלת ההחלטות, בניהול וזה עלול להיות מאוד מביך.
כל בן אדם נורמלי לא מצליח לעשות יותר ממשימה אחת באיכות גבוהה, וכאשר הוא מוסיף לעצמו משימות, יכולת הריכוז והשליטה שלו בכל משימה פוחתת ואז מתחילות "תאונות שרשרת של טעויות". הם עושים מאמץ אדיר לקפוץ ממשימה למשימה, ובסוף קורסים מותשים ומבולבלים עם כאב ראש.
- המנהלים שלא נחים – הרבה מנהלים לא חושבים שהם צריכים לעשות הפסקה מהעבודה. אם זה לשבת לשתות קפה עם חבר, או לצאת בערב למסעדה. זה נראה להם בזבוז זמן. האמת היא שאם הם לא יעשו זאת, יכולת התפקוד שלהם תיפגע והם עלולים לטעות. מנהלים הם בני אדם שחייבים כמו כל אחד אחר, לצבור ולחדש אנרגיות ואת זה עושים בעיסוק מהנה. אז הם יאמרו שהם נהנים מהעבודה, אבל עבודה זה עבודה והפסקה זה בטן גב והם חייבים את זה לבריאות הנפשית והפיזית שלהם. הם חייבים את ההפסקה הזו.
- המנהלים שמחוברים למדיה – יש מנהלים שהבינו את הצורך במנוחה הנדרשת להם אבל עושים את זה בצורה הכי לא נכונה. אם הם כבר יוצאים איזה יום מוקדם מהעבודה, במקום ללכת לים, או להצגה, הם יושבים מול הטלוויזיה. מזפזפים מתוכנית לתוכנית. נכנסים לפלפון וגולשים באתרי הבורסה ואתרים כלכליים אחרים. לא באמת מצליחים להתנתק ולנקות את הראש וסופם שבאמת יתחילו לסבול מתחושה סתמית חסרת ערך וניצול לא יעיל של זמן מנוחה והנאה.
- המנהלים הספונטניים – הרבה מאוד מנהלים חושבים שהם יכולים לחסוך זמן בכך שהם לא ישקיעו בתכנון הזמן אלא יפעלו אינטואיטיבית מהבטן. יש להם הרגשה שזו הדרך הכי נכונה לנהל אותו, אבל מסתבר שהוא בכלל מנהל אותם. הם מאבדים שליטה. הם פועלים באינטואיציה, וללא תכנון מראש יוצא שכל הזמן הם מבזבזים זמן יקר בכיבוי השריפות שהם עצמם יצרו.
התייעצו איתי
שמי שירן אטלס, יועצת עסקית המלווה עסקים קטנים וגדולים כאחד.
לצד העובדה שייעוץ עסקי עוסק לא מעט במספרים, הכנסות והוצאות, הרי שאי אפשר להוציא מתוכו את העקרונות שעל-פיהם אנו מנהלים את העסק, וכל שכן את צוות העובדות והעובדים.
הייעוץ המקצועי שאני מציעה, כולל בתוכו לא רק מספרים והתייחסות שרירותית לאיך מרוויחים וכמה, כי אם למעטפת כולה. כאן טמון הסוד הצלחה.
בכל שאלה והתייעצות, אני מזמינה אתכם להשאיר לי פניה באתר או ליצור איתי קשר טלפוני.